الاجتماع الثالث في يوم واحد، والكاميرا مغلقة، وأنت تحاول أن تتابع النقاش وفي الوقت نفسه ترد على رسالة عاجلة من عميل، ثم تسمع اسمك: "إذن نعتمد على فلان في هذه المهمة، صحيح؟". فتقول "صحيح" دون أن تعرف بالضبط ما المهمة، ولا متى موعد تسليمها، ولا من اتفق على ماذا قبل دقيقة. وبعد الاجتماع تقضي ربع ساعة تراسل زملاءك لتعرف ما فاتك، أو تنتظر محضرًا قد لا يكتبه أحد.
إذا كانت جهة عملك تستخدم Microsoft Teams، فقد يكون بين يديك ما يشبه سكرتيرًا يحضر الاجتماع عنك، يسجل ما قيل، ويلخصه، ويستخرج المهام والقرارات ومن المسؤول عن كل منها، بل ويجيب عن أسئلتك أثناء الاجتماع نفسه. وفي هذا المقال ستتعرف على ما يستطيع Teams فعله بعد الاجتماع، وما الذي تحتاجه من تراخيص وإعدادات، وكيف تفعّل النسخ والتسجيل، وكيف تسأل Copilot أثناء الاجتماع وبعده، والبديل إذا لم يكن لديك ترخيص Copilot، ثم آداب الخصوصية التي يجب أن تراعيها.
ما الذي يستطيع Teams فعله بعد الاجتماع؟
يجمع Teams بعد كل اجتماع ما يسمى ملخص الاجتماع (Recap)، وهو صفحة تجد فيها كل ما يتعلق بالاجتماع في مكان واحد، وتختلف محتوياتها بحسب الإعدادات والتراخيص المتاحة لك:
التسجيل المرئي: إذا سجل الاجتماع، يظهر التسجيل في صفحة الملخص ويمكنك مشاهدته بسرعة أعلى، والانتقال إلى أجزاء محددة منه. وفي الملخص الذكي قد يقسم التسجيل إلى فصول بحسب الموضوعات، فتنتقل مباشرة إلى الجزء الذي يهمك بدلًا من مشاهدة ساعة كاملة.
النص المكتوب (Transcript): وهو تفريغ نصي لكل ما قيل في الاجتماع، منسوبًا إلى المتحدث مع التوقيت، ويمكنك البحث فيه عن كلمة معينة، مثل اسم مشروع أو موعد، لتصل إلى اللحظة التي ذكرت فيها. ويعد هذا النص أساس كل ميزات التلخيص الذكي.
الملاحظات الذكية والمهام: في الملخص الذكي (Intelligent Recap) المدعوم بالذكاء الاصطناعي، يولد Teams ملاحظات منظمة لأبرز ما نوقش، ويستخرج المهام المقترحة ومن كلف بها، ويوضح متى ذكر اسمك في الاجتماع. وهذه الصفحة وحدها قد تغنيك عن مراجعة الاجتماع كاملًا.
تطبيق الملخصات الموحد: أعلنت مايكروسوفت في 2026 عن تطبيق باسم Recap داخل Teams يجمع تسجيلات اجتماعاتك ونصوصها وملخصاتها في مكان واحد، مع إمكانية التصفية بالتاريخ أو المشاركين أو الكلمات المفتاحية، بل وإنشاء ملخص صوتي يجمع عدة اجتماعات. وتصل هذه التحديثات إلى المستخدمين بشكل تدريجي، فقد تختلف الواجهة التي تراها عن الموصوف هنا.
ما الذي تحتاجه؟ التراخيص والإعدادات
قبل أن تبحث عن الأزرار، من المهم أن تعرف أن ميزات التلخيص الذكي ليست متاحة لكل مستخدمي Teams تلقائيًا، فهي ترتبط بنوع الترخيص الذي توفره جهة عملك وبالسياسات التي يضبطها مسؤول تقنية المعلومات. فالتسجيل والنص المكتوب متاحان في كثير من اشتراكات Microsoft 365 للأعمال إذا سمحت بهما سياسات الجهة، أما الملخص الذكي بالذكاء الاصطناعي، والملاحظات والمهام المولدة تلقائيًا، وسؤال Copilot عن الاجتماع، فترتبط بترخيص Microsoft 365 Copilot، وكانت بعض ميزات الملخص الذكي متاحة أيضًا ضمن ترخيص Teams Premium، وتعدل مايكروسوفت تفاصيل ما يتضمنه كل ترخيص من وقت لآخر.
ولذلك فأسهل طريقة لمعرفة ما المتاح لك أن تبحث في Teams عن أيقونة Copilot في نافذة الاجتماع أو الدردشة، وأن تفتح صفحة الملخص بعد أحد الاجتماعات المسجلة وترى ما يظهر فيها. وإذا لم تجد ما تبحث عنه، فاسأل قسم تقنية المعلومات في جهة عملك عن الترخيص المتاح والسياسات المطبقة، فقد تكون الميزة مغلقة بقرار من الجهة لأسباب تتعلق بالامتثال أو الخصوصية.
ومن المهم أن تعرف أن سياسات الجهة قد تمنع التسجيل أو النسخ في بعض الاجتماعات أو لبعض الموظفين، وأن منظم الاجتماع يتحكم كذلك في هذه الخيارات من إعدادات الاجتماع، فلا تحاول الالتفاف على هذه السياسات.
خطوة بخطوة: فعّل النسخ ليعمل التلخيص
النص المكتوب هو المادة الخام التي يعمل عليها التلخيص الذكي، ولذلك فإن تفعيله هو أهم خطوة. وعادة تتم العملية كالتالي، مع ملاحظة أن أماكن الأزرار قد تختلف قليلًا بحسب إصدار Teams:
ابدأ النسخ عند بداية الاجتماع: أثناء الاجتماع افتح قائمة المزيد أو الخيارات (النقاط الثلاث) في شريط الاجتماع، واختر التسجيل والنسخ، ثم اختر بدء النسخ أو بدء التسجيل الذي يتضمن النسخ عادة. وسيظهر إشعار لجميع المشاركين بأن الاجتماع ينسخ أو يسجل، وهذا جزء أساسي من الشفافية.
حدد اللغة المنطوقة الصحيحة: عند بدء النسخ، يطلب منك Teams أحيانًا تحديد اللغة التي يتحدث بها المشاركون، ويدعم العربية ضمن لغات متعددة. فاختر اللغة الفعلية للاجتماع، لأن اختيار لغة خاطئة يجعل النص المكتوب غير مفهوم، وبالتالي يفسد التلخيص كاملًا.
اضبطه تلقائيًا للاجتماعات المتكررة: إذا كنت منظم الاجتماع، يمكنك من خيارات الاجتماع قبل موعده تفعيل التسجيل أو النسخ تلقائيًا، فلا تحتاج إلى تذكره في كل مرة. وهذا مفيد للاجتماعات الأسبوعية الثابتة مع الفريق.
افتح الملخص بعد انتهاء الاجتماع: بعد الاجتماع، افتح دردشة الاجتماع أو الاجتماع في التقويم، وابحث عن تبويب الملخص (Recap)، وستجد فيه التسجيل والنص والملاحظات بحسب ما هو متاح لك. وقد يستغرق ظهور الملخص الذكي بعض الوقت بعد انتهاء الاجتماع.
اسأل Copilot أثناء الاجتماع وبعده
إذا كان لديك ترخيص Copilot، فأنت لا تحصل على ملخص جاهز فقط، بل على مساعد تستطيع أن تسأله عن الاجتماع كما تسأل زميلًا حضره معك. ومن أنفع الأسئلة أثناء الاجتماع، حين تعود بعد انقطاع أو تتأخر في الدخول، "لخص ما نوقش حتى الآن"، أو "ما الذي فاتني في آخر عشر دقائق؟"، أو "هل ذكر اسمي أو طلب مني شيء؟"، فتلحق بالنقاش في ثوانٍ دون أن تقاطع أحدًا لتسأل.
ويمكنك أيضًا أن تستخدمه للمشاركة بفعالية أكبر، مثل "ما الآراء المختلفة التي طرحت حول هذا الموضوع؟" أو "ما الأسئلة التي لم يجب عنها بعد؟" أو "اقترح أسئلة يمكنني طرحها الآن". وتتيح بعض الإعدادات استخدام Copilot أثناء الاجتماع دون حفظ نص مكتوب دائم بعده، بحسب سياسة الجهة، لمراعاة متطلبات الامتثال.
وبعد الاجتماع، يمكنك أن تطلب منه مهام أكثر تفصيلًا، مثل "اكتب محضر اجتماع رسميًا يتضمن الحضور والقرارات والمهام والمواعيد"، أو "اكتب رسالة متابعة للمشاركين تلخص ما اتفقنا عليه"، أو "ما المهام المسندة إلي وما مواعيدها؟". وراجع دائمًا ما يكتبه قبل إرساله، خاصة أسماء المسؤولين والمواعيد، لأن خطأ واحدًا في محضر رسمي قد يسبب سوء فهم في الفريق.
بدون ترخيص Copilot: البديل العملي
إذا لم توفر جهة عملك ترخيص Copilot، فلا يعني ذلك أنك محروم من التلخيص تمامًا، فهناك بدائل عملية يمكنك الاعتماد عليها بحسب ما تسمح به سياسات جهتك:
النص المكتوب نفسه: حتى دون الذكاء الاصطناعي، النص المكتوب للاجتماع أداة قوية، فتستطيع البحث فيه عن الكلمات المهمة مثل اسمك أو الموعد أو المشروع، وقراءة الجزء المتعلق بها فقط. وهذا أسرع بكثير من مشاهدة التسجيل كاملًا.
تنزيل النص وتلخيصه بأداة معتمدة: يتيح Teams غالبًا تنزيل النص المكتوب كملف، ويمكنك أن تلخصه بأداة ذكاء اصطناعي، بشرط أن تكون هذه الأداة معتمدة من جهة عملك لاستخدامها مع بيانات العمل. فلا ترفع نصوص اجتماعات العمل إلى أدوات عامة دون موافقة صريحة، لأنها قد تحتوي معلومات سرية عن العملاء أو الخطط أو الموظفين.
ملاحظات الاجتماع المشتركة: يتيح Teams إضافة ملاحظات مشتركة للاجتماع يكتب فيها المشاركون بأنفسهم، ويمكن الاتفاق في الفريق على أن يتولى أحد الحاضرين تدوين القرارات والمهام في كل اجتماع بالتناوب. فالحل البشري البسيط ما زال فعالًا.
الخصوصية وآداب الاجتماع المسجل
التسجيل والتلخيص الذكي يغيران طبيعة الاجتماع، ولذلك يحتاجان إلى آداب تحمي المشاركين وتحميك. فأولًا أعلن في بداية الاجتماع أنه سيسجل أو ينسخ، حتى لو كان Teams يظهر إشعارًا تلقائيًا، فالإعلان الصريح يعكس الاحترام ويعطي المشاركين فرصة للاعتراض أو للتحفظ في ما يقولونه. وثانيًا لا تسجل الاجتماعات الحساسة، مثل مناقشات الأداء الفردية أو المسائل الشخصية أو الخلافات، إلا إذا كانت سياسة الجهة تقتضي ذلك ووافق الأطراف.
وثالثًا تذكر أن الملخص الذكي ليس معصومًا، فقد يخطئ في نسب كلام إلى غير قائله، خاصة إذا كان المشاركون يتحدثون في وقت واحد، أو في جودة تفريغ اللهجات المحلية والمصطلحات المتخصصة، أو في تقدير ما اتفق عليه فعلًا مقابل ما طرح كمقترح فقط. فلا تعتمد على الملخص في القرارات المهمة دون الرجوع إلى النص أو التسجيل، وصحح المحضر قبل تعميمه.
ورابعًا انتبه إلى أن التسجيلات والنصوص تحفظ في أنظمة الجهة وقد يطلع عليها آخرون بحسب الصلاحيات، فتحدث في الاجتماع المسجل كما لو كان كلامك سيقرأ لاحقًا، لأنه سيقرأ فعلًا.
الأسئلة الشائعة
هل يدعم Teams تلخيص الاجتماعات باللغة العربية؟
يدعم Teams النسخ بعدة لغات منها العربية، وتدعم ميزات Copilot لغات متعددة تتوسع باستمرار. لكن دقة التفريغ والتلخيص قد تتأثر باللهجات وجودة الصوت وتداخل المتحدثين، فتحدث بوضوح، واستخدم ميكروفونًا جيدًا، واختر اللغة الصحيحة عند بدء النسخ.
هل يعرف المشاركون أن الاجتماع ينسخ أو يسجل؟
نعم، يظهر Teams إشعارًا للمشاركين عند بدء التسجيل أو النسخ، ويستحسن أن تعلن ذلك بنفسك أيضًا في بداية الاجتماع. وقد يحتاج بعض المشاركين الخارجيين إلى معرفة ذلك مسبقًا بحسب سياسة جهتك.
هل يمكنني استخدام هذه الميزات في حساب Teams الشخصي المجاني؟
ميزات التسجيل والنسخ والتلخيص الذكي الموصوفة هنا مرتبطة أساسًا بحسابات العمل والتعليم في Microsoft 365، وتختلف المتاح منها في النسخة الشخصية، وقد تتغير بمرور الوقت. فراجع الميزات المتاحة في حسابك من صفحات دعم مايكروسوفت الرسمية.
هل يغنيني الملخص الذكي عن حضور الاجتماعات؟
لا يغني عنه في الاجتماعات التي يتوقع منك فيها المشاركة أو اتخاذ قرار، لكنه قد يقلل حاجتك إلى حضور الاجتماعات التي تكون فيها مستمعًا فقط. فاتفق مع فريقك على الاجتماعات التي يكفي فيها الاطلاع على الملخص، واحضر ما يحتاج إلى صوتك.
0 تعليقات